IA y protección de datos: qué puedes (y qué no) meter en ChatGPT

Es el error más común de quien empieza con la inteligencia artificial en el trabajo: pegar un correo de un cliente, una nómina o una ficha con datos personales en ChatGPT para que «lo arregle». Es comprensible, porque es muy cómodo. Pero en Europa los datos personales están protegidos por el RGPD, y meterlos en una herramienta sin pensarlo puede ser un problema para ti y para tu negocio. Por eso conviene saber qué no meter en ChatGPT ni en ninguna otra IA.

La idea no es asustarte ni que dejes de usar la IA, sino que la uses con cabeza. Esto es una guía práctica; para un caso concreto, consulta con un profesional de protección de datos.

Lo que no deberías pegar en una IA gratuita

Como norma general, evita introducir en herramientas de uso personal o gratuitas:

• Datos personales de clientes, empleados o proveedores: nombres completos junto a DNI, teléfonos, direcciones, correos o cuentas bancarias.
• Datos especialmente protegidos: salud, afiliación sindical, ideología, vida sexual, datos de menores.
• Documentos confidenciales: contratos, nóminas, expedientes, estrategias o precios que no quieres que salgan de tu empresa.
• Contraseñas, claves y accesos de cualquier tipo.

Cómo usarla igualmente: anonimiza

En la mayoría de los casos no necesitas los datos reales para que la IA te ayude. Antes de pegar un texto, sustituye lo identificativo:

En lugar de «María López García, DNI…, reclama la factura 2025-118 de su reforma en la calle…», escribe «Una clienta reclama una factura de una reforma».

La IA te ayudará igual a redactar la respuesta, y tú añades los datos reales en tu correo.

Ajustes y planes: dónde está la diferencia

Las herramientas más conocidas ofrecen opciones para que tus conversaciones no se usen para entrenar sus modelos, y planes para empresas con condiciones de tratamiento de datos más estrictas. Antes de usar una IA con información de tu negocio:

1. Revisa la configuración de privacidad de tu cuenta y desactiva el uso de tus datos para entrenamiento si la herramienta lo permite.
2. Valora un plan para empresas si vas a trabajar con información de clientes: suelen incluir un contrato de encargo de tratamiento y más garantías.
3. Comprueba dónde se tratan los datos y si hay transferencias fuera de la Unión Europea.
4. Informa a tu equipo de qué se puede y qué no se puede pegar. Una norma interna de una página evita la mayoría de los problemas.

El Reglamento europeo de IA también te afecta

Desde el 2 de febrero de 2025 se aplica la obligación de alfabetización en IA del Reglamento europeo de Inteligencia Artificial (artículo 4): las empresas que usan sistemas de IA deben procurar que las personas que los manejan tengan un nivel suficiente de conocimientos sobre ellos. En la práctica, para un negocio pequeño, significa algo razonable: que quien use la IA en tu empresa sepa qué hace, cuáles son sus límites y qué no debe meter en ella.

Si automatizas con IA, más cuidado todavía

Cuando la IA deja de ser un chat y pasa a procesar sola tus correos, formularios o facturas, los datos personales fluyen automáticamente. Eso no lo hace ilegal, pero sí obliga a diseñarlo bien: qué datos pasan, por qué servicios, durante cuánto tiempo se guardan y quién puede verlos. Es mucho más fácil hacerlo bien desde el principio que corregirlo después.

Cuando en Praetoria Tecnológica montamos una automatización con IA, este diseño forma parte del proyecto: enviamos a la IA solo los datos que hacen falta, elegimos servicios con condiciones para empresas y dejamos documentado qué se hace con la información.

Resumen en cuatro reglas

• Anonimiza antes de pegar.
• Nada de datos sensibles ni contraseñas en herramientas gratuitas.
• Revisa la privacidad y valora un plan de empresa.
• Forma a tu equipo en lo básico.

¿Quieres usar la IA en tu negocio sin preocuparte por esto? Cuéntanos qué necesitas en nuestro estudio o empieza por nuestra guía para principiantes.

Si prefieres hablarlo antes, pide un diagnóstico digital gratuito: revisamos contigo qué tareas te compensa automatizar y cuáles no.