Cómo usar la inteligencia artificial en una pequeña empresa

La IA está en todas las conversaciones, y es fácil sentir que te estás quedando atrás. Pero entre lo que se promete y lo que de verdad aporta la inteligencia artificial en una pequeña empresa hay bastante distancia. La buena noticia es que hay usos concretos, sencillos y útiles. La no tan buena es que no hace milagros y tiene límites que conviene conocer.

Este artículo va de lo primero sin olvidar lo segundo.

Qué hace bien la inteligencia artificial hoy

Las herramientas de inteligencia artificial actuales son especialmente buenas trabajando con texto: leerlo, resumirlo, clasificarlo, extraer información de él y redactar borradores. Eso encaja con muchas tareas de una pyme, que pasa buena parte del día leyendo y escribiendo correos, documentos y mensajes.

Lo que no hacen bien es garantizar que lo que dicen es correcto. Pueden equivocarse con total seguridad en el tono. Por eso, en una empresa, la inteligencia artificial funciona mejor como ayudante que prepara el trabajo que como responsable que lo decide.

Usos prácticos en una pequeña empresa

Clasificar correos y consultas

Si recibes muchos correos, la inteligencia artificial puede leer cada uno y decir de qué trata: presupuesto, incidencia, factura, cita, otro. Con esa etiqueta, el mensaje va a la carpeta o a la persona adecuada. Es un uso con poco riesgo, porque si se equivoca, el mensaje sigue ahí y alguien lo ve.

Preparar borradores de respuestas y presupuestos

A partir de una consulta, puede preparar un borrador de respuesta con tu tono y tu información, que tú revisas y envías. Lo mismo con presupuestos: a partir de una descripción del trabajo, puede proponer los conceptos de tu catálogo que encajan. La clave está en la palabra borrador: la decisión final, y sobre todo los precios, los revisas tú.

Resumir documentos y conversaciones

Contratos largos, hilos de correo interminables, notas de reuniones. Un resumen te permite saber de qué va algo en un minuto y decidir si necesitas leerlo entero. Para documentos importantes, el resumen orienta, pero no sustituye a la lectura.

Extraer datos de documentos

Facturas de proveedores, albaranes, formularios escaneados, pedidos que llegan en PDF. La inteligencia artificial puede leerlos y sacar los datos que necesitas (proveedor, fecha, importe, conceptos) para pasarlos a una hoja de cálculo o a tu programa de gestión. Es uno de los usos más rentables, porque elimina mucho trabajo de copiar a mano. Eso sí: conviene que una persona revise los datos antes de darlos por buenos, sobre todo los importes.

Redactar y adaptar textos

Descripciones de productos, publicaciones para redes, versiones de un texto para distintos públicos, traducciones de primera mano. Ahorra tiempo de arranque, aunque el resultado necesita tu revisión y tu toque.

Buscar en tu propia información

Manuales internos, procedimientos, condiciones de tus servicios, preguntas frecuentes de clientes. Bien organizada, esa documentación puede consultarse haciendo preguntas en lenguaje normal, lo que ayuda a que una persona nueva del equipo encuentre respuestas sin interrumpir a nadie. Funciona tan bien como lo esté la documentación de partida: si tus procedimientos no están escritos o están desactualizados, ese es el primer trabajo.

Lo que conviene no hacer

• Publicar o enviar sin revisar. Un error en un presupuesto o en una respuesta a un cliente es tuyo, no de la herramienta.
• Usarla para decisiones con consecuencias (precios, condiciones, asuntos legales o fiscales) sin el criterio de una persona.
• Darle datos confidenciales a cualquier herramienta. Ver el apartado siguiente.
• Esperar que resuelva un proceso desordenado. Si tu forma de trabajar es caótica, la inteligencia artificial la hará caótica más rápido.

Prudencia con los datos

Esta es la parte que más se olvida. Cuando pegas un correo de un cliente, un contrato o una factura en una herramienta de inteligencia artificial, estás enviando esos datos a un tercero. Antes de hacerlo de forma habitual, pregúntate:

• ¿Qué datos personales o confidenciales contiene?
• ¿Qué hace el proveedor de la herramienta con lo que le envío? ¿Lo guarda? ¿Lo usa para otros fines?
• ¿Dónde se procesan los datos?
• ¿Tengo un acuerdo con ese proveedor que cubra el tratamiento de datos de mis clientes?

Las versiones gratuitas y las profesionales de una misma herramienta pueden tener condiciones distintas sobre el uso de tus datos. Lee las condiciones y, si manejas información sensible, consúltalo con tu asesoría antes de incorporarla al trabajo diario.

Cómo empezar de forma sensata

1. Elige una tarea concreta, repetitiva y con poco riesgo: clasificar correos o extraer datos de facturas de proveedores, por ejemplo.
2. Pruébala a mano durante unos días con una herramienta de uso general, con datos que no sean sensibles.
3. Mide si ahorra tiempo de verdad, contando también el tiempo de revisar.
4. Si funciona, intégrala en tu proceso: que los correos se clasifiquen solos o que los datos extraídos lleguen directamente a tu hoja o tu programa.

El paso cuatro es donde está el verdadero ahorro, y es una automatización como cualquier otra. En nuestro catálogo, una automatización sencilla empieza desde 150 € + IVA y una con varias herramientas conectadas, desde 290 € + IVA; si necesitas un panel para revisar y aprobar lo que propone la inteligencia artificial, desde 590 € + IVA. Lo contamos en automatizaciones para empresas y en automatizar tareas administrativas.

Antes de invertir, puedes calcular cuánto tiempo se te va hoy en esa tarea con la calculadora de horas perdidas en tareas repetitivas.

Preguntas frecuentes

¿Necesito contratar a alguien experto en inteligencia artificial?

Para empezar, no. Puedes probar herramientas de uso general por tu cuenta en tareas sencillas. Cuando quieras integrarla en tus procesos de forma fiable, con tus herramientas y con controles, ahí sí conviene contar con ayuda.

¿La inteligencia artificial va a sustituir a mis empleados?

En una pequeña empresa, lo realista es que les quite trabajo repetitivo para que dediquen más tiempo a lo que requiere criterio y trato con el cliente. Siempre hace falta alguien que revise y decida.

¿Es seguro usarla con datos de clientes?

Depende de la herramienta, de sus condiciones y de cómo la uses. Revisa qué hace el proveedor con los datos y, ante la duda, no introduzcas información personal o confidencial hasta tenerlo claro.

¿Qué tarea me recomendáis para empezar?

Una que te quite tiempo cada semana, que sea repetitiva y en la que un error no tenga consecuencias graves. Clasificar correos o extraer datos de documentos suelen ser buenos candidatos.

Cuéntanos qué te quita tiempo

Si tienes una tarea en mente y no sabes si la inteligencia artificial puede ayudarte, descríbela en nuestro estudio y te devolvemos una propuesta con precio orientativo. O pide un diagnóstico digital gratuito y lo vemos contigo.