20 tareas repetitivas que una pyme puede automatizar

No hace falta un gran proyecto para notar el cambio. Estas son tareas que casi cualquier pyme repite a mano y que se pueden automatizar, ordenadas por área.

Comercial y clientes

1. Alta de un cliente nuevo: que sus datos pasen solos del formulario a tu herramienta de gestión.
2. Presupuestos: generar el PDF a partir de un formulario, con tus condiciones ya incluidas.
3. Seguimiento de presupuestos enviados: recordatorio automático a los X días si no hay respuesta.
4. Recordatorio de cita al cliente, con opción de confirmar o cancelar.
5. Aviso interno cuando entra una solicitud que encaja con un servicio concreto.
6. Encuesta de satisfacción enviada sola X días después de entregar.

Facturación y administración

1. Crear la factura a partir del presupuesto aceptado.
2. Recordatorio de facturas vencidas.
3. Conciliación básica: marcar como pagadas las facturas que aparecen en el banco.
4. Informe mensual de ventas o de horas, generado y enviado solo.
5. Archivado de documentos en la carpeta correcta según su tipo.
6. Renovaciones: aviso antes de que caduque un contrato, una licencia o un seguro.

Operativa

1. Parte de trabajo generado desde los datos de la cita o el pedido.
2. Lista de tareas del día a partir de las citas y pedidos entrantes.
3. Control de stock mínimo: aviso cuando un producto baja de un umbral.
4. Alta de pedido: que los datos pasen del canal de venta a tu sistema.
5. Etiquetas y albaranes generados en lote.

Comunicación y marketing

1. Email de bienvenida a un cliente o suscriptor nuevo.
2. Publicación programada de contenido en varios sitios a la vez.
3. Recopilación de reseñas: pedir la reseña automáticamente tras una entrega positiva.

Cómo empezar

No las automatices todas de golpe. Elige la que más te duele —normalmente la que más veces repites o la que más te retrasa— y empieza por ahí. En un diagnóstico las priorizamos contigo y te decimos cuáles compensan y cuáles no.